Fitur Bengkel POS untuk Operasional Bengkel Sehari-hari
Bengkel POS menyatukan pencatatan servis, stok sparepart, karyawan, dan keuangan di atas satu data. Halaman ini menjelaskan tiap fitur secara rinci: apa yang dicatat, siapa yang memakainya, dan hasil apa yang Anda dapatkan.
Alur transaksi lima tahap
Setiap pekerjaan berjalan melalui lima tahap berurutan. Pemilik bengkel bisa melihat posisi sebuah pekerjaan kapan saja, dan setiap tahap menghasilkan dokumen PDF sendiri yang bisa dikirim ke pelanggan.
Diagnosis Order (DO)
Mencatat keluhan pelanggan, data kendaraan, dan hasil pemeriksaan mekanik. DO adalah titik awal yang membuat setiap pekerjaan punya dasar tertulis.
Purchase Order (PO)
Pengadaan sparepart ke vendor lengkap dengan harga beli dan status penerimaan barang, sehingga pembelian tidak tercecer di chat atau nota kertas.
Work Order (WO)
Menetapkan mekanik yang mengerjakan, jasa yang dipakai, dan sparepart yang keluar. Pemakaian sparepart masuk ke kartu stok otomatis dari sini.
Proforma Invoice (PI)
Penawaran harga untuk pelanggan sebelum penagihan, termasuk diskon paket dan promo, sehingga pelanggan menyetujui biaya sebelum tagihan final terbit.
Invoice
Tagihan final, pencatatan pembayaran, dan pemantauan piutang yang belum lunas.
Stok sparepart yang bisa dipertanggungjawabkan
Selisih stok biasanya muncul karena pergerakan barang dicatat belakangan atau tidak dicatat. Di Bengkel POS, setiap perubahan stok meninggalkan jejak.
- Kartu riwayat mencatat pergerakan stok: pembelian, penyesuaian, dan pemakaian pada transaksi.
- Sparepart keluar lewat Work Order, jadi pemakaian tercatat bersamaan dengan pekerjaannya.
- Harga beli dan harga jual dicatat terpisah, sehingga laba kotor tiap transaksi bisa dihitung.
- Pencatatan pembelian dan penyesuaian stok tersedia sebagai menu tersendiri.
- Pindah stok antar outlet memakai dokumen pindah stok dan surat jalan PDF.
- Kategori sparepart dan paket servis (gabungan sparepart dan jasa dengan harga khusus) membantu mengelompokkan dan mempercepat input transaksi.
Data pelanggan dan kendaraan
Kendaraan disimpan berdasarkan nomor rangka, bukan nomor polisi. Satu kendaraan boleh punya beberapa nomor polisi dan beberapa kontak, sehingga riwayat servisnya tetap utuh ketika kendaraan berganti plat atau berpindah tangan.
Data pelanggan dan kontak pelanggan dikelola sebagai master data terpisah. Untuk pelanggan perusahaan, penawaran lewat Proforma Invoice dan penagihan lewat Invoice dapat dipantau piutangnya.
Absensi, izin, dan komisi mekanik
Absensi lokasi dan selfie
Mekanik absen dari titik koordinat outlet dengan foto selfie. Koordinat, radius maksimal, dan jam masuk diatur per outlet, jadi absen titipan tidak lolos.
Izin dan cuti berjenjang
Pengajuan berjalan dari draft, diajukan, lalu disetujui atau ditolak, dan menghasilkan surat izin dalam bentuk PDF.
Komisi otomatis
Komisi dihitung dari jasa yang benar-benar dikerjakan memakai koefisien yang Anda tentukan, dengan rincian per mekanik yang bisa diunduh.
Dashboard dan delapan laporan
Dashboard menampilkan pendapatan, piutang belum terbayar, penjualan sparepart dan jasa, serta diskon dalam satu layar, dengan filter rentang tanggal.
Untuk analisis lebih dalam tersedia delapan laporan yang bisa difilter berdasarkan tanggal dan diunduh sebagai CSV:
- Laporan komisi
- Laporan absensi
- Laporan transaksi dan laba
- Laporan stok sparepart
- Laporan penjualan sparepart
- Laporan penjualan jasa
- Laporan penjualan paket
- Laporan transaksi pelanggan
Hak akses dan keamanan data
Hak akses diatur lewat menu Posisi sampai tingkat aksi, misalnya boleh melihat daftar sparepart tetapi tidak boleh mengubah harga. Izin diatur per outlet, jadi satu orang bisa memiliki peran berbeda di setiap cabang, dan menu di sidebar menyesuaikan izin yang dimilikinya.
Akun pengguna dibuat oleh admin lewat menu Pegawai, tanpa pendaftaran mandiri. Tautan dokumen publik hanya bisa dibuka oleh orang yang memegang tautannya dan ditutup dari mesin pencari.